L’EDI (Échange de Données Informatisées) est le mode de communication numérique privilégié des entreprises qui visent l’optimisation de leurs fonctions achat. L’EDI permet en effet des échanges dématérialisés rapides, automatiques et fiables permettant un gain de temps et d’argent considérables en comparaison des moyens d’échange traditionnels (courriers, e-mail, fax…). Pour rendre leur communication effective, les partenaires utilisent des formats EDI standardisés.
Les avantages de l’EDI
L’optimisation des performances globales d’une entreprise se fait aujourd’hui difficilement sans un projet de dématérialisation des processus d’approvisionnement. Dans ce cadre, l’entreprise peut choisir de mettre en place un système EDI. L’EDI est le système informatique d’échange de documents commerciaux le plus ancien et le plus répandu. Il permet aux clients et aux fournisseurs d’échanger en toute sécurité, de façon rapide, fiable et automatique leurs documents commerciaux : devis, factures, bons de livraison, bons de commande, etc. L’EDI automatise et fluidifie les échanges, permettant à l’entreprise de gagner du temps et du coût de main-d’œuvre. Ce système a également l’avantage de réduire au maximum les risques d’erreurs, les délais et les litiges.
Il existe différents types d’EDI, chacun adapté à une situation particulière :
- L’EDI Direct ou Point-à-Point : l’entreprise utilise des connexions individuelles avec chacun de ses partenaires ;
- L’EDI par réseau privé : les échanges passent par un réseau VAN et des boîtes aux lettres numériques, plusieurs entreprises pouvant s’échanger des données ;
- L’EDI AS2 : les échanges sont sécurisés grâce à un protocole AS2 ;
- Le Web EDI : destiné aux petites et moyennes entreprises qui utilisent ponctuellement l’EDI, les flux d’informations se transmettent via des formulaires en ligne ;
- L’EDI externalisé : pour les entreprises qui souhaitent utiliser des ressources externes ;
- L’EDI Mobile : en cours de développement, ce type d’EDI permet les échanges de documents dématérialisés par smartphones interposés.
Format EDI : la nécessité d’un langage commun
L’EDI est un processus permettant à deux entreprises partenaires de rendre leurs échanges commerciaux aussi efficaces, rapides et rentables que possible. Les documents dématérialisés sont ainsi traduits puis échangés sous forme de langage informatique d’un ordinateur à un autre. Afin que les systèmes informatiques des partenaires puissent recevoir, comprendre et traiter correctement les données reçues, des formats EDI standards ont été choisis. Pour que deux entreprises puissent échanger via l’EDI, elles doivent donc au préalable choisir et se mettre d’accord sur un format EDI spécifique qui permettra à leurs systèmes informatiques respectifs de communiquer correctement. Parmi les différents formats couramment utilisés on peut citer l’ANSI, le XML, le Tradcom ou encore l’Edifact.
Sans ces formats EDI standardisés, les échanges dématérialisés entre entreprises de différentes villes et pays seraient très compliqués.
L’implémentation d’une solution EDI au sein d’une entreprise requiert donc une phase de préparation afin de choisir le type d’EDI le plus adapté à sa situation (Web EDI, EDI Point-à-Point, EDI AS2, etc…) mais aussi de se mettre d’accord avec ses partenaires sur le format EDI standard qui permettra les échanges.
