Dans le monde des entreprises, il existe une multitude d’occasions pour sortir du local professionnel. Il peut s’agir d’un séminaire, d’une signature de contrat ou d’une séance de teambuilding. Ces sorties sont souvent motivées par des contraintes logistiques. Elles permettent également de réaliser des économies sur l’achat d’équipements ou l’aménagement d’une salle. Dans tous les cas, pour obtenir un résultat satisfaisant, il convient de choisir un lieu adapté aux besoins de l’entreprise.
Pourquoi louer une salle de réunion
Avant de se pencher sur les astuces pour trouver la salle de réunion idéale, il peut être intéressant de se pencher sur les avantages d’une telle pratique. Si elle séduit autant d’entreprises, cela s’explique par l’impact qu’elle peut avoir sur les négociations avec de nouveaux prospects. Recevoir des clients dans une salle confortable et aménagée permet en effet de favoriser les échanges et de donner une belle image de la société. La location de salle de réunion peut aussi être une occasion d’accéder à un lieu de rendez-vous stratégique. Une entreprise qui doit recevoir des clients ou des partenaires venant de l’étranger, par exemple, a tout intérêt à louer un local situé en centre-ville ou à proximité des aéroports. Cela permet de limiter les déplacements et les frais par la même occasion. La location de salle peut aussi avoir un intérêt créatif pour les entreprises. Changer de décor permet en effet de stimuler l’imagination des salariés ce qui peut se révéler très pratique pour une session de brainstorming, par exemple. Enfin, louer une salle de réunion permet de disposer d’un lieu équipé et de profiter d’un service complet. Les prestataires proposent en effet des formules à la carte qui offrent la possibilité aux entreprises de choisir les équipements dont elles ont besoin pour leur activité. Cela leur évite d’avoir à dépenser de l’argent pour avoir accès à ces outils. Elles peuvent également bénéficier d’un service de restauration sans se soucier de la logistique.
Comment trouver la salle idéale ?
Organiser une réunion en dehors du local de l’entreprise nécessite une phase de préparation durant laquelle il faut définir le type d’événement et le ton. Ces éléments permettront d’identifier les besoins logistiques. Pour la négociation d’un contrat, par exemple, il peut se révéler intéressant d’opter pour une salle calme et fermée afin d’éviter les distractions. En revanche, pour une session de brainstorming, un local ouvert se révèle plus adapté pour favoriser la créativité. La phase de préparation doit également permettre de définir le nombre de participants et les activités. Cette fois-ci, ces éléments vont aider à définir la taille du local et les équipements nécessaires. Dans l’idéal, la salle doit pouvoir être suffisamment grande pour accueillir les participants sans créer une sensation de vide.
Pour l’équipement, il se choisit en fonction des activités prévues. Pour la présentation d’un produit, par exemple, il peut se révéler intéressant d’opter pour un vidéoprojecteur. En revanche, pour le brainstorming, il est recommandé d’investir dans un tableau blanc.
Enfin, la phase de préparation doit aussi permettre d’identifier l’emplacement de la salle. Pour un séminaire, par exemple, il est recommandé d’opter pour un local situé à proximité du site d’hébergement. Ceci pour éviter les retards et limiter les dépenses liées au déplacement. Il faut également s’assurer que la salle se situe dans un lieu calme pour que les activités se déroulent dans les meilleures conditions.
Comment choisir son prestataire ?
Comme dit précédemment, le marché de la location de salle de réunion s’est beaucoup développé au cours des dernières années grâce à une demande toujours croissante. Suivant cette tendance, le nombre de prestataires a également augmenté, ce qui offre aux entreprises l’embarras du choix. Pour trouver le partenaire idéal, il convient ainsi de faire le tri avec méthode et pragmatisme. Avant tout, il est recommandé de définir un budget. Cela permet d’effectuer un premier tri en éliminant les prestataires trop chers. Ensuite, il peut être intéressant de procéder à une recherche géographique en fonction de l’emplacement choisi pour la réunion. Pour cela, internet reste le meilleur outil pour lister rapidement les prestataires situés dans une zone spécifique. Enfin, il faut s’informer sur la qualité de la prestation. Pour cela, le meilleur outil reste les forums dédiés aux entreprises. Sur ces espaces publics, il est possible de retrouver les avis et le ressenti de chaque client. Vous aurez alors la possibilité d’évaluer le niveau d’implication du prestataire, la qualité de ses services et la fiabilité des équipements. Si les forums ne vous apportent pas les réponses que vous recherchez alors, pensez à vous tourner vers les réseaux sociaux. Vous y trouverez des groupes dédiés aux entreprises sur lesquels vous pourrez aussi lire des avis. Vous avez aussi la possibilité de regarder directement la page de chaque prestataire. Sur celle-ci, vous retrouverez bien entendu les retours des anciens clients, mais aussi les réactions de ce prestataire. Vous pourrez alors évaluer s’il sait faire preuve de professionnalisme en acceptant les critiques ou s’il se révèle vindicatif à la moindre remarque. Dans le deuxième cas, cela peut témoigner d’une mauvaise foi et d’une faible implication dans la collaboration. À noter qu’il existe aussi des applications qui notent les prestataires et qui permettent de se faire une idée sur leur qualité de service.
Les prestations proposées sur le marché
La diversification du marché permet aux entreprises de profiter de services variés. Il existe, par exemple, des prestataires qui proposent des salles insolites. Ce type de service s’adresse aux entreprises qui recherchent une expérience unique. Ceci afin de marquer l’esprit de ses collaborateurs à l’occasion d’une négociation de contrat ou pour stimuler la créativité de ses salariés lors d’un séminaire. Une salle insolite permet également de véhiculer l’image d’une entreprise jeune et atypique qui sait se démarquer.
Sur le marché, il est aussi possible de retrouver des prestations de luxe. Celles-ci incluent un service complet depuis l’hébergement dans un hôtel alentour jusqu’à la restauration en passant par un transfert et des animations lors des pauses. Ce type de service s’adresse bien entendu aux sociétés les plus puissantes, mais il peut aussi séduire les entreprises plus modestes de manière plus ponctuelle.
Enfin, il convient de noter que le marché de la location de salle de réunion possède également une offre low-cost. Elle permet de disposer d’un lieu aménagé et équipé, mais sous diverses contraintes. Celles-ci portent notamment sur les horaires et la date de l’événement. Pour rentabiliser leur activité, certains prestataires diminuent en effet leur prix sur les périodes creuses. Les contraintes peuvent aussi porter sur le niveau de confort. Cela se traduit par une faible isolation phonique, une mauvaise luminosité ou une absence de connexion internet. Malgré tout, ces formules peuvent se révéler intéressantes pour des besoins ponctuels.
